Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
le « responsable du traitement » : 1YEAR1BOOK ;
le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de 1YEAR1BOOK ;
les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects de 1YEAR1BOOK ;
les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de 1YEAR1BOOK. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de 1YEAR1BOOK que des organismes extérieurs (partenaires, établissement bancaire, imprimeurs, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle 1YEAR1BOOK est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de 1YEAR1BOOK au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects.

1YEAR1BOOK met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont 1YEAR1BOOK est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par 1YEAR1BOOK (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par 1YEAR1BOOK ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par 1YEAR1BOOK.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre 1YEAR1BOOK et les clients et prospects.

Aucun traitement n’est mis en œuvre chez 1YEAR1BOOK concernant des données de clients et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Les cas d’usage de 1Year1Book sont les suivants :

a) Création et impression de Yearbooks scolaires
Nous collaborons avec les établissements scolaires pour la conception et l’impression d’albums de fin d’année destinés aux élèves, familles et personnels.
Les données collectées à cette fin sont notamment :

– les noms et prénoms des élèves, enseignants et personnels ;
– les photos individuelles et de groupe ;
– les informations liées à la classe ou aux activités scolaires ;
– des contenus textuels (citations, témoignages, interviews, etc.) fournis par l’établissement ou les élèves, selon les modalités définies en amont.

Ces données sont transmises à 1Year1Book par l’établissement scolaire dans le cadre d’un projet contractualisé, avec accord préalable des personnes concernées (ou de leurs représentants légaux pour les mineurs), conformément aux obligations réglementaires en vigueur.

b) Communication avec les établissements partenaires
1Year1Book collecte les coordonnées des établissements, des représentants légaux et des enseignants référents afin de faciliter les échanges commerciaux, le suivi de projet, la gestion des commandes et l'assistance.

c) Promotion et valorisation de projets (avec consentement)
Dans certains cas, avec l’accord explicite des établissements et/ou des personnes concernées, 1Year1Book peut être amené à utiliser des extraits de Yearbooks à des fins de démonstration, de valorisation ou de communication (ex : salon professionnel, site vitrine, réseaux sociaux…).
Tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera communiqué aux établissements partenaires et mis à jour dans la présente politique.

d) Utilisation des cookies
Le site 1Year1Book utilise des cookies afin d'améliorer l’expérience utilisateur, de mesurer l’audience et de faciliter certaines fonctionnalités (connexion, personnalisation, accès aux projets).
Lors de votre première visite sur le site, un bandeau vous informe de l’utilisation des cookies et vous propose de les accepter, les refuser ou les personnaliser selon vos préférences.
Tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera communiqué aux établissements partenaires et mis à jour dans la présente politique

Données non techniques (selon les cas d’usage) :
Identité : nom, prénom, classe, niveau scolaire
Photographies : individuelles et de groupe (activités, portraits, événements…)
Contenus éditoriaux : témoignages, textes, citations, messages personnels (élèves, enseignants, équipes pédagogiques)
Coordonnées professionnelles : email, téléphone, fonction des personnels référents des établissements
Données d’identification des parents d’élèves (en cas d’accès ou commande individuelle)
Données techniques (selon les cas d’usage) :
Données de connexion au site (logs)
Adresse IP
Données de navigation (par exemple, pages consultées, clics)
Données de téléchargement et d’upload de fichiers (textes, photos)

Les données sont majoritairement collectées de manière indirecte, par l’intermédiaire des établissements scolaires partenaires, dans le cadre du projet de Yearbook. Elles sont transmises à 1Year1Book par :
des enseignants, personnels éducatifs ou administratifs désignés comme référents du projet ;
des élèves ou parents d’élèves, sous supervision de l’établissement, via des formulaires sécurisés ou interfaces dédiées ;
des photographes partenaires mandatés par les établissements.
1Year1Book s’assure que chaque acteur impliqué dans la transmission des données respecte le cadre légal applicable, notamment en matière de consentement parental pour les mineurs.

Les traitements mis en œuvre par 1Year1Book répondent aux finalités suivantes :
Création, édition et impression des Yearbooks scolaires ;
Suivi de projet et gestion de la relation avec les établissements ;
Communication avec les établissements, les parents ou les élèves lorsque cela est prévu ;
Archivage des projets terminés à des fins de preuve, de réimpression ou de référence (dans les limites contractuelles) ;
Amélioration de la qualité de service et du site (analyse statistique, gestion des erreurs) ;
Envoi d’informations commerciales ou de relance (dans les cas où le consentement a été donné).
Les bases légales du traitement sont :
L’intérêt légitime de 1Year1Book à fournir le service prévu dans le contrat avec l’établissement scolaire ;
L’exécution contractuelle, lorsque le traitement est nécessaire à la réalisation du Yearbook ;
Le consentement, pour les données sensibles ou pour toute communication à des tiers ou valorisation externe.

Destinataires internes :
L’équipe projet et les salariés de 1Year1Book en charge du traitement des données (graphisme, production, service client…)
Les services techniques (hébergement, maintenance, sécurité)
Destinataires externes (le cas échéant) :
Prestataires d’hébergement, de développement web, d'impression et de livraison ;
Partenaires mandatés par l’établissement scolaire (ex : photographe, agence de communication) ;
Autorités compétentes sur demande légale.
Tous les sous-traitants ou partenaires techniques de 1Year1Book sont tenus à une obligation stricte de confidentialité, et à la conformité au RGPD par contrat.
L’accès aux données est strictement contrôlé par une politique d’habilitation et fait l’objet d’une traçabilité systématique.

La durée de conservation des données est définie par 1Year1Book au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle.

Passé ces délais, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que 1Year1Book n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à 1Year1Book la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

la demande émane de la personne elle-même.
Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de 1YEAR1BOOK. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, 1YEAR1BOOK pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.
Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

1YEAR1BOOK satisfaire aux demandes de mise à jour :
automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ; sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par 1YEAR1BOOK et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement;
la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage;
les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

Les clients et prospects sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par 1YEAR1BOOK est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

1YEAR1BOOK fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients ou les prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par 1YEAR1BOOK et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

1YEAR1BOOK ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse infos@1year1book.com accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, 1YEAR1BOOK explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse

1YEAR1BOOK se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de 1YEAR1BOOK, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de 1YEAR1BOOK (analyse d’usage, statistiques, etc.).

1YEAR1BOOK informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, 1YEAR1BOOK s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

1YEAR1BOOK se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Il appartient à 1YEAR1BOOK de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :
gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

En cas de violation de données à caractère personnel, 1YEAR1BOOK s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, 1YEAR1BOOK :
en avisera les clients et prospects concernés ;
communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.

1YEAR1BOOK, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par 1YEAR1BOOK, en tant que responsable du traitement.

1YEAR1BOOK s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la réglementation informatique et libertés en vigueur.

Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la réglementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par 1YEAR1BOOK, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : infos@1year1book.com Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.